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2015.02.26

#面白社員インタビュー No.7
カヤック受付嬢、本間リサのおもてなしメール術

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カヤックの名物受付嬢の本間リサは、おもてなしの心溢れたメール術や対応で社外の方にもちょっとだけ有名です。今回のインタビューでは7年前に入社してから、総務・受付・社長秘書とマルチに活躍する彼女に焦点をあてました。

実地で学んだ縁の下の力持ちの仕事

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― 学生時代からカヤックでインターンをされていたとか。

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本間
ええ。「湘南Clip」という情報サイトの立ち上げ時、取材者としてインターンに立候補したんです。大学卒業後に再度連絡を取ってみたら、管理部門のサポートでの募集があり入社に至りました。

― 実際に社員になって、いかがでしたか?

本間
私自身は目の前のことにとにかく集中するタイプなんですが、インターン時代から、来た仕事をひたすらやるスタンスでしたね。

― カヤックに独特さを感じた部分はありました?

本間
楽しく面白く働くところでしょうか。まだ30人弱の会社だったので、ブレストやイベントで日々盛り上がる感じで。私は管理部門全体のサポートなのでイベント準備から経理、来客対応やゴミの分類まで本当にいろいろやっていました。

― 本間さんが入られるまでは管理部門は藤川さんだけだったそうですね。かなり特殊な環境ですし、慣れない中で自分なりに仕事を工夫する大変さがあったのでは?

本間
確かに初期は毎日仕事内容が違うので大変でした。入社して4カ月位の頃、会社として採用に力を入れたいとのことで採用担当になったんです。
日程調整のメールに始まり、社員のスケジューリングと外部対応が増え、すると必然的に社長の柳澤のスケジュールも管理する必要があり、自然に秘書業務が加わっていきました。

― すべて現場で学んだんですね。

本間
そうですね。同じ職能の社員が身近にいなかったので、一番近い立場の先輩社員に教えてもらっていました。
勉強のため秘書検定2級も取りましたが、カヤックだとその知識通りにはいかないことも多いので、ここではどういう対応が適切なのか、都度試行錯誤して、感覚をつかんでいったり、同じような規模・業態の企業で秘書をしている方に相談したり、いろいろな方に助けていただきました。

「型どおりの対応はしたくない」

― 仕事のモットーやこだわりは何ですか?

本間
電話もメールも受付も型どおりの対応はしたくないということでしょうか。採用面接の日程調整メールも日付だけ変えればいいテンプレートがあったんですが、受け取る側を想像したときに、そういうメールが何度も来たらすごく事務的な印象を持つと思うんです。送ってくる相手が全く見えないメールというと状況をまず変えたいなと。

― なるほど。

本間
用件は最初に書くというメールの基本には忠実ですが、挨拶を時節ごとに変え、文末にちょっとした気遣いの一言を入れることにしました。直近にお会いした人ならその日の服装などを軽い感じで入れるとか…それが最初の工夫でしたね。今では関係の深さに合わせて挨拶の表現を変えるなど、ささやかな調整しています。
採用なら、採用担当と応募者という関係性が一定なので距離感や接し方がつかみやすいですが、秘書業務が中心になってからはお客様と柳澤の関係性の把握が難しいケースもあり、最近はメールも礼儀正しさ優先で、見極める余裕と確信があれば、一言添える形にしています。

本間のメール文例

●●様
おはようございます、カヤック本間です。
早々にご返信いただき、ありがとうございました。
それでは、
>3月3日●●:●● - ●●:●●
上記日程にてお待ち申し上げております。
■カヤック横浜支社の地図
http://www.kayac.com/company/map#yokohama

到着なさいましたら、まず3階のビル総合受付にお立ち寄りいただき
カヤック宛とお伝えください。
そこから、一挙に30階に上る高速エレベーターがございます。
心のなかで「うれしいひなまつり」を唄い終わる頃に、まもなく到着されると存じます。
当日なにかございましたら、総務 本間までお電話ください。

カヤックの管理部門としてのクリエイティビティ

― 気遣いが一番の部署ですね。

本間
私自身は気が利かないほうなので、当時はなぜ配属されたか全然わかりませんでした(笑)。ただ、管理部の仕事はミスがなくて当然、それ以上に何かを提供できないと存在意義を見出しにくい部署だと思います。

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― 人を驚かせるような事務職の創造性ってどんな部分にあると思いますか?

本間
自らの思考で行動する点でしょうか。言われたことをそのままやるのはダメな会社ですから。私の仕事であれば、メール1通読むにも相手の数十秒をいただくのだから、それだけの価値がないとダメだと思っています。一度しか読まれない作品であり、チャンスもほぼその一回。そういう部分かもしれないです。

― ちなみに、文章を書くのは得意なほうですか?

本間
得意というよりは好きです。就職も出版系で考えていた時期もありましたから。今もメールや社内向けの告知文など書いて伝える場面は毎日あるので、結果的に好きなことをずっとできてるんだと思います。バレエやヨガのポージングまで仕事に活かせてますし。
メールは目につく作業ですけど、それ以外では私が何をやっているかは他の社員はパッと思い浮かばないかもしれません。管理部門の仕事すべてに間違いがなくて当たり前だから、ある意味誰も気にしないってのが一番いいんだと思うんです。

― では、管理部門の面白さはどこにあると思いますか?

本間
うーん。いい社員が多い会社だからこそ管理部門の仕事も面白いのかなと。証券コードをサンキューオモシロ(3904)と語呂合わせにしたり、ちょっとしたところにもトンチを利かせたり。受付でも自発的に飾り付けをするとか、仕事として求められるクオリティを満たした上で更に自分らしさが必要とされる、むしろ出さないといけない会社なんですよね。

― 思い出深い仕事はなんですか?

本間
面接結果通知メールのやりとりですかね。就活時期の返信は物量的にどうしても定型を使うことになるんですが、柳澤が、定型であってもきちんと気持ちを伝えられる文面にしようと。それで採用関係者で話し合って、結局こちらがどんな思いで採用をしているかとか、判断ポイントなどを可能な範囲でお伝えする内容になりました。そうしたら定型メールにも関わらず、「丁寧なメールをありがとう」と返信をくれた人がいたんです。
驚きましたね。この時は、定型文を送るしかできない仕事にも工夫のしどころはたくさんあるんだってことを柳澤から教えられました。「不合格メールが一番大事なんだよ」と。

― 「断る時も次に繋がる返事をする」ってモットーもありますしね。ちなみに今後はどんな風になっていきたいですか?

本間
身近な人に認められたいですね。必要とされるのが一番嬉しいです。柳澤なり会社役員の秘書なり、総務の担当として認めてもらえるようになりたいです。身近な部分から変わっていけたらなと思います。

― では最後に、名物受付嬢である所以のヨガポーズ、お願いできますか。

本間
えっ!ここでですか?

― はい。

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社員が気持ちよく働けるよう、社内のさまざまな部分に気を配っている本間。最後にお願いしたヨガは、情報の流れが速いIT業界では心体バランスの調整にも役立っているそうですよ。

この趣味が普段のおもてなしの心にも繋がっているのかもしれません。そんな彼女の仕事ぶりに今後もご期待ください。

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